Doklady - čo vyhodiť a čo radšej odložiť.

Ako dlho si však potrebné dokumenty – faktúry, bločky, doklady – uchovávať? Ktoré radšej odložiť a ktoré môžete pokojne odhodiť do smetného koša? Zákon, ktorý by občanom ukladal povinnosť odkladať si rôzne faktúry, doklady o zaplatení tovaru či doklady súvisiace so zamestnaním, neexistuje.

Napríklad rôzne doklady o platbách, účty za plyn, elektrinu, vodu, nájomné či faktúry od telefónnych operátorov by si však ľudia mali odkladať vo vlastnom záujme. Ak by im totiž prišla upomienka od dodávateľskej organizácie, že za poskytnuté služby nezaplatili, rýchlo môžu dokázať, že tomu tak nie je.

Riadiť sa treba najmä Občianskym zákonníkom. Ten určuje trojročnú premlčaciu lehotu, teda čas ustanovený na vykonanie práva, ktorý uplynul bez toho, aby sa toto právo vykonalo.

Ak sa vám však nechce skladovať množstvo dokladov a faktúr, v niektorých prípadoch sa ich môžete zbaviť aj skôr.

Voda, elektrina, nájomné

Pri účtoch za plyn, vodu, elektrinu či nájomné platí, že by si ich spotrebiteľ mal odložiť minimálne do zúčtovania úhrad za predchádzajúce účtovacie obdobie, teda rok, keď sa klasifikujú všetky preplatky a nedoplatky a určuje sa záverečný stav, ktorý má byť východiskom na ďalšie obdobie.

Po riadnom zúčtovaní platieb a zaplatení nedoplatkov či vyplatení preplatkov by sa už do minulosti nikto vracať nemal. Aj tak sa však odporúča nevyhadzovať zaplatené doklady ešte minimálne šesť mesiacov po ročnom zúčtovaní, v prípade plynu aj dlhšie.

Podľa jednotlivých spoločností vznikajú nedoplatky najčastejšie nedopatrením, napríklad vtedy, ak platbu realizuje zákazník prevodom, vyplní nesprávne sumu alebo neuvedie správny variabilný symbol.

V takýchto prípadoch majú pracovníci jednotlivých spoločností overené postupy, podľa ktorých sa snažia platbu identifikovať. Je to zdĺhavejší postup a nie vždy úspešný, ale väčšina „zatúlaných“ platieb sa zvyčajne nájde. Problémy najčastejšie nastávajú pri nových klientoch a tých, ktorí zmenili svoje osobné údaje či miesto bydliska a spoločnosti to neohlásili.

Ako najjednoduchší spôsob platby odporúčajú spoločnosti inkasný príkaz. Ten jednorazovo zadá svojej banke a spoločnosť si v čase zúčtovania platby sama stiahne z účtu príslušnú sumu. Výhoda inkasa sa teda zakladá na tom, že zákazník nemusí sledovať svoju poštovú schránku alebo strácať čas v rade na pošte.

Účty za telefón

Telefónne spoločnosti rozlišujú, či ide o bežného klienta alebo podnikateľa. V prípade firemných zákazníkov, pre ktorých je doklad o úhrade zároveň účtovným a daňovým dokladom, je potrebné ho uchovávať po dobu, ktorú určuje zákon o účtovníctve. Títo klienti by si mali podľa zákona uchovávať účtovné doklady aspoň počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Bežnému občanovi stačí, ak si doklad o úhrade uchováva do času premlčania pohľadávky, to znamená tri roky. V prípade mobilných operátorov to však môže byť aj kratšie, stačí pár mesiacov.

Minimálne však aspoň jeden mesiac, teda dovtedy, kým dostanete faktúru za nasledujúce fakturačné obdobie. Na nej si totiž možno skontrolovať sumu prijatých úhrad. V prípade, že sumy na faktúre nesedia, prípadne úhrada na faktúre nie je zobrazená, mali by ste sa skontaktovať so svojím mobilným operátorom.

Ak si aj nezrovnalosti na výpise od mobilného operátora nevšimnete alebo sa pošta niekde „stratí“, po pár dňoch od dátumu, keď spoločnosť neeviduje zaplatenie faktúry, dostanete cez mobil esemesku. Dokazovanie, že ste účet zaplatili, je potom na vás.

Doklady na výpočet dôchodku

Aj keď si myslíte, že váš dôchodok je ešte ďaleko, doklady, ktoré raz budete potrebovať na jeho výpočet, si treba odkladať dlhé roky vopred. Vaše odpracované roky by mala zaznamenať Sociálna poisťovňa, ale často sa stáva, že prejdete množstvom zamestnaní, občas nejaký doklad stratíte, občas niektorý zamestnávateľ zanikne.

Spätne sa potvrdenia o tom, koľko ste kde odpracovali rokov, získavajú veľmi ťažko. Doklady potrebné k dôchodku by ste preto nemali vyhodiť nikdy.

Pri preukazovaní doby potrebnej na vznik nároku na starobný, invalidný dôchodok alebo aj iný druh dôchodku, budete potrebovať najmä pracovnú zmluvu, zápočtový list od zamestnávateľa, ale aj maturitné vysvedčenie či výučný list.

Do obdobia dôchodkového poistenia sa vám totiž zarátavajú nielen všetky doby zamestnania, ak sú, pravda, zaznamenané v evidencii Sociálnej poisťovne alebo ich viete iným hodnoverným dokladom preukázať, ale aj takzvané náhradné doby, medzi ktoré patrí vojenská služba, materská dovolenka, ale aj doba štúdia, získaná od 1. septembra toho roku, v ktorom ste skončili povinnú školskú dochádzku.

Do dôchodku sa zarátava doba návštevy strednej školy, stredného odborného učilišťa, vysokej školy, nadstavbového štúdia. Ale pozor! Doba štúdia sa automaticky započítava do odpracovaných rokov len do 31. decembra 2003, dokedy platil zákon o sociálnom zabezpečení.

Od 1. januára 2004, odkedy sa uplatňuje zákon o sociálnom poistení, došlo k zmene. Od januára 2004, keď ste študentom a chcete, aby sa vám doba štúdia započítala do dôchodku, musíte sa prihlásiť do Sociálnej poisťovne a platiť dôchodkové poistenie.

Dôležité sú aj všetky doklady o absolvovaní základnej vojenskej služby. Najmä pre ženy sú zasa dôležité rozhodnutia zo súdu s vyznačenou doložkou právoplatnosti vtedy, ak bolo dieťa pri rozvode zverené rozhodnutím súdu do starostlivosti len jednému z rodičov alebo ak bolo zverené do pestúnskej starostlivosti, prípadne osvojené.

Ak vám doklady chýbajú

Občas sa môže stať, že vám niektorý dôležitý doklad či potvrdenie chýbajú. Buď sa niekde zapatrošili, napríklad pri sťahovaní, alebo ich jednoducho neviete nájsť. Ako treba v takom prípade postupovať?

Ak ide o doklad o vzdelaní, v prvom rade by ste sa mali obrátiť na školu, na ktorej ste študovali. Potvrdenie o vzdelaní, kópiu vysvedčenia či diplomu vydáva vždy tá škola, ktorej je žiadateľ absolventom.

Za školské vysvedčenia, doklady o školskej dochádzke, skončenom vzdelaní či vyučení sa platí správny poplatok. Doklad o uznaní štúdia v zahraničí vydáva ministerstvo školstva – Stredisko na uznávanie dokladov o vzdelaní. O vyhotovenie kópie matričných dokladov, teda kópie rodného, sobášneho či úmrtného listu, treba vždy žiadať ten matričný úrad, na ktorom je matričná udalosť zapísaná.

Vojenská knižka sa zasa pri vyradení z evidencie odovzdáva príslušnej vojenskej správe, preto napríklad pri podaní žiadosti o dôchodok stačí potvrdenie príslušnej vojenskej správy, ktorá vydala povolávací rozkaz, odkedy a dokedy žiadateľ o dôchodok absolvoval vojenskú službu a cvičenia. Ak také potvrdenie nemá, môže si ho vyžiadať z vojenského archívu.

A ak vám chýba rozhodnutie súdu o zverení dieťaťa do starostlivosti, môžete sa obrátiť buď na okresný súd, ktorý ho vydal, alebo na štátny archív, ktorý rozhodnutia súdu archivuje. Vždy si možno poradiť a potrebné doklady zohnať. Ak si ich však starostlivo odkladáte, po úradoch sa potom nabeháte menej.

Zdroj :19.2.2008, Profit